¿Estás por realizar una cobertura de eventos para dar a conocer un nuevo producto o servicio? Sin lugar a dudas, los eventos son un excelente recurso que las marcas pueden aprovechar para potenciar las ventas de su negocio o impulsar su presencia en el mercado. Esto tanto para negocios b2b como b2c, ¡siempre es una buena opción!

Pero, claro, una cobertura de eventos exitosa requiere de una buena planificación y el desarrollo de una estrategia que esté a la altura de las expectativas para alcanzar los objetivos planteados.

Pedirle asistencia al equipo de filmación/fotografía de al menos media hora antes del inicio del evento.

Que el equipo de filmación y/o fotografía llegue con tiempo al evento es fundamental. Esto permite que todos puedan organizarse y repasar la planificación y estrategia prevista. Asimismo, si surge algún imprevisto, es muchísimo más fácil de manejar y acordar sobre la marcha qué hacer si el equipo tiene tiempo de antemano para pensar cuál es la mejor forma de abordarlo.

Por otro lado, siempre es necesario acomodar los instrumentos de filmación y fotografía, más si se utilizan trípodes, accesorios de iluminación, entre otros elementos que forman parte de este tipo de servicio.

Además, el hecho de que el equipo se reúna antes supone una gran ventaja para el desarrollo de la cobertura del evento, en tanto les permite verificar que las tomas previstas son posibles (e incluso pueden surgir cambios beneficiosos que quizás antes no estaban contemplados). Además de realizar tomas de los espacios vacíos enfocado en decoración y ambientación del lugar.

Contarle al equipo los timings del evento y cuáles son los momentos más relevantes.

Otro consejo clave, para que la cobertura del evento sea súper exitosa, el cliente y el equipo a cargo deben estar alineados en cuanto a los timings del evento. ¿Qué ocurrirá en cada etapa o fase del evento? ¿Cuáles son esos momentos que no pueden dejar de quedar registrados por las cámaras?

También, puede ocurrir que durante el evento aparezca alguna celebridad o influencer invitada. Por lo tanto, es posible que el cliente desee que se capten tomas sobre esta figura, para luego explotar su presencia por medio de comunicados de prensa o en contenido difundido por las redes sociales.

Si va a suceder más de un acontecimiento en simultáneo, que se debe grabar o fotografiar, el equipo debe estar avisado.

Pero, ¿qué pasa si dentro del mismo evento hay varios acontecimientos importantes? ¿Y si encima esos momentos tienen lugar de forma simultánea, en el mismo momento? Bueno, ¡todo puede cubrirse!

Lo crucial es que el equipo que vaya a hacer las fotografías y/o grabaciones oportunas esté al tanto para organizarse con anticipación. Esto porque es posible que se requiera más de un profesional para la cobertura del evento.

Avisar cuál es la cantidad de invitados.

Otro punto importante es que el equipo debe saber cuál será la cantidad estimada de invitados (incluso aunque la lista no esté cerrada a último momento, es vital que se conozca un rango aproximado de cantidad de asistentes). Porque, desde luego, no es lo mismo 400 invitados que 1000.

Por consiguiente, los profesionales que deban asistir para la grabación y las tomas fotográficas dependen de la cantidad de invitados.

Si necesitan grabaciones aéreas, la clave está en planificarlas antes.

Sí, hay muchísimos tipos de tomas que pueden realizarse en la cobertura de un evento. Por ejemplo, hay quienes optan por hacer grabaciones aéreas para comunicar la magnitud del hecho y la cantidad de asistentes, o para dar a conocer el lugar donde se desarrolla el mismo, por ejemplo.

Sea cual sea el caso, siempre es importante que el cliente y el equipo o agencia estén alineados sobre lo que se busca cubrir del evento. Así, si lo que se pretende es hacer tomas aéreas, el equipo ya sabrá qué instrumentos debe llevar al lugar y podrá planificar con antelación cuál es el mejor momento para hacerlas y dónde.

¿Vas a necesitar un resumen del evento?

Como sostenemos desde Cuarto Enfoque Productora Audiovisual, sin cobertura, el evento nunca existió. Por lo tanto, el material fotográfico y audiovisual es importante para que el evento tenga mayor impacto y se pueda difundir por los medios deseados.

Por lo tanto, ¿qué mejor que producir material durante el mismo evento como resumen? Ese mismo contenido se puede utilizar en redes sociales como Facebook, Instagram y YouTube para que el público esté enterado de lo que ocurrió.

Acordar el tiempo de entrega del material.

Como último consejo, es importante que como cliente te pongas de acuerdo con el equipo sobre los tiempos de entrega del material. ¿Lo precisás cuanto antes y “en crudo” o que tenga edición en vivo? Este punto debe charlarse dado que los presupuestos difieren y los profesionales que se necesitan pueden ser más o menos.

Por último, a modo de bonus track, queremos dejarte algunos ejemplos de coberturas en vivo que hicimos desde Cuarto Enfoque para nuestros clientes. Así podés inspirarte y conocer más sobre lo que hacemos a nivel productora audiovisual:

¿Te animás a potenciar tu marca con una excelente cobertura de ese evento que tenés en mente? ¡Contactanos!

Cuarto Enfoque
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